Tímto potvrzujeme, že jsme uložili Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů v našem systému, v souladu s Vašimi pokyny našim zástupcům.

1. ÚVOD

1.1 Prostřednictvím tohoto Oznámení o ochraně osobních údajů (dále jen „Oznámení“), Vám poskytujeme všechny relevantní informace dle čl. 13 Nařízení (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) související se zpracováním Vašich osobních údajů, jakož i informace o všech právech, které Vám v souvislosti se zpracováním osobních údajů GDPR poskytuje.

2. KDO JE SPRÁVCEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

2.1 Správcem osobních údajů je:

Společnost Berlin-Chemie/A. Menarini Ceska republika s.r.o. se sídlem Budějovická 778/3, 140 00 Praha 4 - Michle, IČO: 278 71 533, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 123101 („Společnost“)

Kontaktní údaje: Tel. 267 199 333, fax 267 199 336, e-mail office@berlin-chemie.cz

2.2 Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů je dpo.cz@berlin-chemie.com

3. JAKÉ KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOST ZPRACOVÁVÁ?

3.1 Obecně jsou „osobními údaji“ jakékoliv údaje týkající se Vaší osoby, na základě kterých je možné určit, že se jedná o Vaši osobu. Jejich rozsah potřebný pro konkrétní účel je uveden v Souhlasu se zpracováním osobních údajů (dokument, který jste podepsali) a v tomto případě jsou to následující osobní údaje:

i) údaje o osobě: jméno, příjmení, titul, datum narození, pohlaví, evidenční číslo v profesní komoře;

ii) kontaktní údaje: adresa, adresa provozovny, telefonní číslo, e-mail;

iii) profesní informace: specializace, pozice v rámci organizace; a

iv) údaje získané v rámci návštěv: údaje o terapeutických zvyklostech, odborných a vědeckých zájmech.

4. PROČ SPOLEČNOST ZPRACOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE

4.1 Vaše osobní údaje jsou zpracovávány Společností zejména pro následující účely:

i) propagace výrobků Společnosti a související vzdělávací a marketingové aktivity;

ii) monitorování činnosti odborných zástupců Společnosti;

iii) management výdajů souvisejících s odbornými akcemi (cestovné, ubytování apod.);

iv) management interakcí ve spojitosti s farmakovigilančními aktivitami; a

v) management transparentnosti (tzv. „Disclosure", tj. zpřístupnění převodu hodnot ze Společnosti na zúčastněné strany v oblasti zdravotnictví).

4.2 Jakékoliv zpracování osobních údajů pro jiné než výše uvedené účely vyžaduje buď Váš souhlas anebo musí vyplývat z právních předpisů.

5. KDO JSOU PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

5.1 Vaše osobní údaje mohou být předány do jiných společností ve skupině Menarini, které mají sídlo uvnitř Evropského hospodářského prostoru. V případě Vaší účasti na odborné akci používá Společnost obchodní partnery (např. cestovní a konferenční agentury, agentury, hotely, letecké společnosti apod.), kterým také můžeme předat některé Vaše osobní údaje, aby mohli Vám i Společnosti efektivně poskytnout své služby. Osobní údaje zpracovávané podle této informace mohou být rovněž zpřístupněny oprávněným státním orgánům a institucím či jiným subjektům, budou-li pro to splněny podmínky uvedené v právních předpisech.

6. PŘEDÁVÁ SPOLEČNOST OSOBNÍ ÚDAJE MEZINÁRODNÍM ORGANIZACÍM NEBO DO TŘETÍCH ZEMÍ MIMO EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ PROSTOR?

6.1 S výjimkou výše uvedeného případu Vaší účasti na odborné akci, který je vždy předmětem zvláštní smlouvy obsahující náležité informace, Společnost nepředává osobní údaje mezinárodním organizacím ani do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor.

7. JAK CHRÁNÍME VAŠE ÚDAJE?

7.1 Bezpečnost Vašich osobních údajů považuje Společnost za svou největší prioritu. Je však třeba si uvědomit, že žádná ochranná a bezpečnostní opatření nebo normy nezaručí 100% bezpečnost. Společnost udržuje adekvátní bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zpřístupněním, změnou či zničením. Společnost rovněž udržuje adekvátní postupy, které pomáhají zajistit, že Vaše údaje jsou spolehlivé z hlediska jejich použití pro zamýšlené účely a že jsou přesné, úplné a aktuální.

8. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

8.1 Pokud to nepovolují či nevyžadují příslušné právní předpisy nebo regulatorní požadavky, Společnost se snaží uchovávat osobní údaje pouze po dobu, kterou považuje za nezbytnou pro splnění účelu, ke kterému byly osobní údaje shromážděny (tj. mimo jiné pro účely splnění jakýchkoli právních, účetních či jiných výkazových požadavků či povinností), nejdéle po dobu 10 let od udělení souhlasu, nepovolují-li právní předpisy výslovně delší dobu či nevyžadují kratší dobu uchovávání. Pokud právní předpisy nestanovují povinnost osobní údaje zničit či smazat, Společnost je může anonymizovat, aby nebylo možné je dát do souvislosti nebo zpětně vysledovat k Vaší osobě.

9. JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

9.1 Vzhledem k tomu, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. I v případě, že tak učiníte, není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů vycházející ze souhlasu před jeho odvoláním.

9.2 Kromě práva na odvolání souhlasu, máte následující práva:

i) Můžete nás požádat o potvrzení o tom, že zpracováváme Vaše osobní údaje. Současně máte právo požádat Společnost o kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme. Dovolujeme si Vás upozornit, že v případě opakovaných žádostí o poskytnutí kopií má Společnost právo účtovat si administrativní poplatek.

ii) Můžete požadovat opravu Vašich osobních údajů v případě, pokud bychom zpracovávali nesprávné nebo neaktuální osobní údaje. V případě, že uplatníte toto právo, je Společnost povinna bez zbytečného prodlení opravit Vaše nesprávné nebo neúplné osobní údaje.

iii) Vaše osobní údaje je Společnost povinna vymazat, pokud účel zpracování zanikl, uplynula doba, na kterou jste je Společnosti poskytli, nebo Vaše osobní údaje nejsou nutné k dosažení účelu, pro který byly poskytnuty. Upozorňujeme Vás, že i v případě, že požádáte o výmaz osobních údajů, příslušné právní předpisy mohou Společnosti ukládat povinnost uchovávat některé z Vašich osobních údajů (např. pro daňové účely). Pak bude Společnost označovat Vaše osobní údaje tak, aby zabezpečila, že nebudou použity pro jiný účel jak pro ten, ve smyslu kterého se uchovávají.

iv) Můžete rovněž požadovat omezení zpracování, a to v případech, kdy (i) jste napadli správnost daných osobních údajů a to po časový úsek, ve kterém jejich správnost budeme ověřovat, (ii) zpracování je protizákonné, avšak nechcete osobní údaje vymazat anebo (iii) osobní údaje již nejsou pro Společnost potřebné pro dosažení původního účelu, ale potřebujete je na prokázání, uplatnění nebo obhájení právních důvodů, nebo (iv) v průběhu rozhodování o Vaší námitce proti zpracování. „Omezení" znamená, že Vaše osobní údaje mohou být, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, na ochranu práv jiné fyzické nebo právnické osoby anebo z důvodů důležitého veřejného zájmu EU anebo členského státu EU. V případě, že se omezení zruší, je povinností Společnosti Vás o tom informovat.

v) Můžete namítat proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jste již Váš souhlas se zpracováním osobních údajů odvolali, ale Společnost pokračovala v jejich zpracovávání z důvodu, že jejich zpracování bylo nevyhnutné na dosažení našich oprávněných zájmů. Dovolujeme si Vás ujistit, že v případě odvolání Vašeho souhlasu, není z naší strany jakýkoliv důvod (vyjma zákonem stanovených důvodů) na pokračování zpracovávání Vašich osobních údajů. vi) Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s GDPR, máte právo podat stížnost adresovanou Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (dále jen „ÚOOÚ"). ÚOOÚ je příslušný a kompetentní řešit jakékoliv stížnosti týkající se zpracování osobních údajů.

10. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ

10.1 Společnost nevyužívá při zpracování Vašich osobních údajů automatizované rozhodování.

11. ZMĚNY TOHOTO OZNÁMENÍ

11.1 Společnost si vyhrazuje právo toto Oznámení kdykoli změnit s ohledem na změny právních požadavků nebo interních předpisů a postupů pro ochranu osobních údajů. O všech provedených změnách vás budeme informovat a poskytneme vám upravenou verzi tohoto Oznámení se všemi změnami.

Datum účinnosti: 25. května 2018